In onze praktijk zijn er meerdere manieren om je administratie efficiënt te verwerken. Wij maken veel gebruik van de combinatie tussen Newviews en Twinfield. Deze combinatie levert voor de meeste van onze klanten vaak efficiënt boeken op. Maar ook andere mogelijkheden zijn voor handen. Het is vooral afhankelijk van de ondernemer en zijn wensen.
Voor de meeste klanten van ons geldt dat de volgende taken uitgevoerd moeten worden:
- verwerken van de inkoopfacturen
- factureren of boeken van de verkoopfacturen
- verwerken van de bankmutaties (E-bankafschriften Twinfield)
Bovenstaande taken zijn de meest voorkomende. In samenspraak met de klant kunnen we afspreken wie welke taken op zich neemt. Belangrijk is om te begrijpen dat er volgorde zit in het uitvoeren van deze taken. Om met een antwoord te geven; de volgorde staat hierboven al. Eerst de inkoop en/of verkoopfacturen; dan pas is het efficiënt om de bank te boeken. Wie deze volgorde aanhoudt, gaat vanzelf efficiënt boeken
Scannen en herkennen
De meeste klanten boeken niet rechtstreeks in de boekhoudapplicatie. Veel ondernemers vinden dit te complex. Gelukkig kunnen we gebruikmaken van een scan en herkenoplossing. Zo worden alle overbodige opties voor de ondernemer verborgen gehouden. Wij maken gebruik van Newviews.
Het verwerken van de inkoopfacturen is het begin. Hoe dit proces werkt, beschrijf ik niet hier. Maar ik kan verklappen dat er erg simpel is. Bovendien worden instellingen onthouden, zodat terugkomende facturen snel kunnen worden verwerkt. Feit is wel, dat de inkoopfacturen op een regelmatige basis moet worden bijwerkt.
Dit geldt ook voor de verkoopfacturen. Deze kun je aanmaken vanuit Twinfield of vanuit XLS / Word of een andere oplossing. D
Bankafschriften in Twinfield
Het boeken van de bank in Twinfield via de E-bankafschriften is werkelijk snel. Mits alle inkoop- en verkoopfacturen maar geboekt zijn. Voor de grote drie banken (Rabobank/ABN AMRO en ING) bestaan directe koppeling. Een kopie van je bankafschrift (per dag) wordt naar Twinfield gestuurd. Het verwerken van de bank is dan echt simpel. Dit komt mede door het feit dat Twinfield allerlei instellingen en mutaties op je bankafschrift onthoudt. Als voorbeeld: de bankkosten worden automatisch door Twinfield geboekt. Debiteuren en crediteuren worden ook automatisch herkend en als boekingsvoorstel gepresenteerd. Wij zijn dus meer aan te controleren dan werkelijk alles handmatig aan het inboeken.
Je kunt de bank ook boeken via een MT940 bestand. Maar meestal is dit meer gecompliceerd. Het is altijd nog veel efficiënter dan handmatig overtikken!
De praktijk
De praktijk is echter dat veel ondernemer geen regelmaat kennen. Er wordt niet structureel gefactureerd en/of inkoopfacturen verwerkt. En dat is jammer. Want dit houdt meestal het efficiënt boeken van de bank tegen. Vele boekingen worden noodgedwongen op kruisposten geparkeerd om later te worden opgelost. Dit is dus gewoon dubbel werk. Niet efficiënt.
Als het niet bij is, dan kun je ook geen gebruik maken van een dashboard. Of slechts een keer per maand. Debiteurenbeheer is ook lastig en zo zijn er nog wel meer zaken op te noemen.
Mijn advies: ga efficiënt boeken
Efficiënt boeken is vooral discipline. De techniek/software is er. De software oplossingen zijn ook ondernemersvriendelijk. Als je boven de 70 jaar bent, doe je nog fluitend je administratie. De discipline moet zijn om per week je administratie bij te werken. Waarom niet vrijdagmiddag van 16:00 – 16:30? Dan kun je met een goed gevoel het weekend in. Dat is toch niet onmogelijk?
Dus:
- plan een vast tijdstip in de week
- scan en verwerk alle inkoopfacturen van die week
- verstuur je verkoopfacturen
Dan is het boeken van de bank voor jou of je accountant/boekhouder ook een fluitje van een cent. Zo is iedereen blij!